E-devlet sistemine, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile giriş yapan ÇOMÜ, birçok işlemi tek adresten ve güvenilir şekilde yapabilmek adına çalışmalarına devam ediyor. EBYS Koordinatörü Okutman Cumali Yaşar, “ÇOMÜ’nün e-devlet sisteminde yer alması; iş süreçlerini artık e-devlet üzerinden yapabilir hale gelmesi demektir. Bu sistem sayesinde; öğrenciler artık öğrenci belgelerini öğrenci işlerine gitmeden alabilecek, ÇOMÜ Proje Süreçleri Yönetim Sistemi (BAPSİS) ile proje yürütücüleri projelerinin durumunu bu sistemden öğrenebilecek, ÇOMÜ’ye dilekçeler yine e-devlet sistemi üzerinden yazılabilecek ve dilekçenin takibi yapılabilecek. Artık üniversitenin herhangi bir paydaşı (Öğrenci, Akademik ve İdari Personel) iş süreçlerini yani yazışma, dilekçe, maaş bordrosu, yolluk gibi pek çok işlemi e-devlet üzerinden takip edebilecek. Çalışmaların sonucunda ÇOMÜ tüm bu hizmetleri e-devlet üzerinden verebilir hale gelecek” dedi.
Okt. Yaşar, EBYS ile üniversitenin iş süreçlerinde büyük hız kazandığını, hem zaman hem de maddi anlamda önemli ölçüde tasarruf elde ettiğini belirterek, “ÇOMÜ’de 4 Ocak 2016 - 31 Aralık 2016 tarihleri arasında EBYS ile hem kurum içi birimler arası yazışmaların hem de diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmaların bilgisayar ortamında yapılması sağlanarak; EBYS işlemlerinde 460 bin civarında evrak üretildi. Üretilen evraklar ile 120 ağaç doğaya kazandırıldı. İş süreçlerinde büyük bir hız kazandırılarak kurumda kağıt tasarrufu en üst düzeye çıkarılırdı. Bunun yanı sıra ÇOMÜ’de şu ana kadar 1355 personele elektronik imza tahsis edildi ve 400 personele de EBYS hakkında bilgilendirme eğitimleri gerçekleşti. Diğer yandan üniversitemiz Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemini de aktif bir şekilde kullanıyor. Kurumların ve şirketlerin KEP üzerinden veri iletişimi sağlanması imkânı verildi” diye konuştu.